Comment gérer ses archives familiales

Archiviste professionnelle, Anne-Marie Charuest donnait récemment la conférence Archives familiales: des souvenirs, des trésors! au Centre multifonctionnel Guy-Dupré de La Prairie. Elle a accepté de répondre aux questions du Journal. Q Qu’est-ce qu’une archive familiale ? R Ce sont les documents personnels qu’on conserve chez nous. Tout ce qui nous concerne, mais également notre famille. Ce peut être, par exemple, nos diplômes, des photographies, des documents concernant nos parents ou grands-parents que l’on a eu en héritage… Ce sont des documents qui, au départ, sont administratifs, mais qu’on conserve par la suite parce que ça représente quelque chose pour nous. C’est également tout ce qui a une valeur symbolique. Quand on a des enfants, on garde des souvenirs d’eux comme des dessins ou leurs diplômes. Souvent, des documents s’ajoutent parce qu’ils ont une valeur émotive, c’est-à-dire que ce ne sont pas des choses que certains pourraient trouver important, mais on les garde parce que ça vient chercher une émotion. Q Quelles archives doivent être conservées ? R Il y a des documents qu’on doit absolument conserver parce qu’ils sont nécessaires administrativement. Tous les documents légaux relatifs à nous-mêmes, par exemple tout ce qui concerne nos revenus ou qui est en lien avec l’emploi, on doit les conserver tant qu’on est actifs. Souvent, on les garde même à notre retraite parce qu’ils témoignent des événements du quotidien qui ont fait que notre vie est ainsi aujourd’hui. Ces documents sont à conservation permanente. On pourrait s’en débarrasser, mais on les conserve. Q Comment devrait-on classer nos archives familiales ? R On se crée des dossiers qu’on divise en deux. D’un côté, j’ai la facture qui prouve que j’ai payé et, de l’autre, mes documents de garantie ou le manuel d’instruction. Q Que fait-on avec des archives personnelles si on n’en veut plus ? R Une fois le ménage des documents de nos parents fait, par exemple, il faut faire des choix. On peut les garder et ça devient un genre de coffre aux trésors, ou alors on les lègue aux enfants. Mais c’est important de se le dire. La question qu’on doit se poser, c’est: est-ce qu’on considère que ces documents sont une parcelle de vie de la société? Si je vois que le couple s’est beaucoup impliqué socialement, c’est une preuve de vie, mais aussi de contribution à la société. Il y a des organismes, comme les sociétés d’histoire, qui sont prêtes à prendre ces documents. Dans bien des cas, les sociétés d’histoires vont émettre un reçu d’impôt de don de bienfaisance à la famille. Par la suite, les documents sont conservés et pourront être utilisés par les chercheurs, par exemple. C’est ce que l’on appelle diffuser l’histoire et la mettre en valeur. Les Archives nationales du Québec peuvent aussi être intéressées à prendre des documents. Q Pour ce qui est des archives numériques, qui sont nombreuses aujourd’hui, comment faire pour ne pas les perdre ? R C’est juste le support qui est différent. C’est la même chose que ce qu’on a en papier et qu’on met dans des classeurs. Il y a des choses qu’on peut jeter immédiatement, d’autres qu’il faut garder un certain temps. Le problème, c’est que souvent, on va garder le courriel dans lequel il y a un document qu’on doit garder en fichier joint. Ce n’est peut-être pas nécessaire, surtout si le courriel ne fait que dire «voici le document requis». Si on télécharge la pièce jointe, on n’a plus besoin du courriel. L’idée du numérique, c’est de classer ça de la même façon qu’on classerait ça dans nos tiroirs. L’avantage de l’ordinateur, c’est qu’on peut faire une recherche avec des mots-clés. Quand on enregistre des documents, il faut mettre des mots-clés dans le titre du document qui va permettre de le retrouver. Ce sont des habitudes à prendre.